Можно управлять локальным или удаленным сервером печати с любого клиента Windows в сети, если у пользователя имеется разрешение Manage Printers (Управление принтерами) на этом сервере печати. Выбирая принтер из сетевого окружения, можно дистанционно управлять параметрами принтера и создавать новые принтеры точно так же, как это делается локально. В Windows Server 2003 появилась также возможность дистанционного администрирования портов сервера печати.
Любой сетевой пользователь может проверять состояние удаленного принтера. Однако управлять документами, отличными от их собственных документов, могут только пользователи, имеющие разрешения Manage Printers (Управление принтерами) или Manage Documents (Управление документами) для принтера. Если нет соответствующего разрешения, некоторые опции недоступны. Также при попытке просмотра некоторых параметров на компьютерах, работающих с предыдущими версиями Windows NT, может появиться сообщение об ошибке.
Чтобы быстро обращаться к принтерам, которыми часто приходится управлять, создайте для них ярлыки на рабочем столе. Ссылка (ярлык) на принтер создается перемещением значка принтера из папки Printers and Faxes (Принтеры и факсы) или My Network Places (Сетевое окружение) на рабочий стол (во втором случае, если принтер не установлен, система предложит инсталлировать его). Система предложит создать ярлык для выбранного принтера — следует ответить утвердительно.